“Procurar um documento demora meia hora”
Pesquisa pelo conteúdo, não só pelo nome
O OCR extrai o texto de cada PDF digitalizado. Escreve uma palavra e a SmartDoc encontra-a dentro das páginas e marca-lhe a posição no documento.
Gestão documental · OCR com IA · Workflow · Assinatura
Toda a documentação da sua empresa num só lugar — do scanner ao arquivo.
A SmartDoc digitaliza, lê e classifica os documentos com inteligência artificial, fá-los circular para aprovação e assinatura, e mantém o rasto de tudo o que acontece. Sem papel perdido, sem processos parados à espera de uma assinatura.
Instalável como aplicação · Funciona em português · Suporte em Luanda
10módulos em produção
OCRAzure Document Intelligence
100 MBpor ficheiro carregado
PWAinstalável no computador e telemóvel
100%das operações auditadas
O problema
O documento existe. Ninguém sabe onde está.
Três sintomas que aparecem sempre juntos — e o que a SmartDoc faz a cada um deles.
“O processo está parado à espera de uma assinatura”
Circulação com prazos, alertas e responsáveis
Define destinatários, ordem, prazo e prioridade. Quem tem de agir recebe notificação interna e por email. O que está atrasado aparece a vermelho no painel.
“Ninguém sabe quem alterou, viu ou apagou o quê”
Histórico completo por documento e por processo
Cada movimento fica registado: quem abriu, quem alterou, quem assinou, quem devolveu. A eliminação é lógica antes de ser definitiva — nada desaparece por engano.
Os módulos
Dez módulos em produção, a funcionar como um só sistema
Organizados por empresa, filial e perfil de utilizador. Cada colaborador vê exactamente aquilo a que tem direito.
Gestão documental
Pastas hierárquicas, carregar por arrastar e largar, renomear, copiar, mover, partilhar, enviar por email e visualizar PDF e imagens com zoom e rotação.
Digitalização e OCR
Pasta de scanner monitorizada, processamento por lotes, extracção de texto pelo Azure e classificação automática do tipo documental.
Pesquisa
Por nome, conteúdo extraído, classe, tipo, metadados, localização, empresa, filial ou utilizador — com destaque visual das palavras na página.
Reciclagem e expurgo
Eliminação lógica com restauro, mais um processo controlado de identificação e remoção de duplicados.
Workflow
Circulação sequencial, paralela ou mista, com prazos, prioridades, confidencialidade, devolução, rejeição e fecho automático.
Assinatura
Assinatura desenhada à mão, posicionada na página escolhida, com cópia assinada permanente e assinatura digital incorporada no PDF.
Contratos
Ciclo de vida completo: minuta, cláusulas, partes, aprovações, versões imutáveis, obrigações, marcos, garantias e alertas de validade.
Arquivista
Produção diária, metas individuais e globais, taxa de conclusão, comparação entre meta e realizado, com exportação para PDF e Excel.
Relatórios
Mapa de classificação, balanço operacional, produção por período, utilizador, filial e grupo, auditoria recente e inventário exportável.
Utilizadores e filiais
Perfis de acesso, associação a várias filiais, filial predefinida, SMTP por utilizador e histórico de conta.
Digitalização e inteligência artificial
O scanner despeja os papéis. A SmartDoc trata do resto.
O documento entra pela pasta do scanner e sai classificado no sítio certo. Sem ninguém escrever um nome de ficheiro.
- A pasta de entrada é vigiada e os ficheiros são reservados, para que dois computadores nunca processem o mesmo documento.
- O Azure Document Intelligence extrai o texto e a estrutura de cada página.
- O Azure OpenAI sugere o tipo documental — factura, recibo, contrato, memorando, ofício, acta, currículo, ordem de pagamento.
- Quem trata do arquivo confirma ou corrige a sugestão. A correcção humana manda sempre.
- Trabalhos com erro ficam registados com a mensagem de origem e podem ser repetidos.
Workflow e tramitação
Um processo com dono, prazo e caminho definido.
Deixa de perguntar por email em que ponto está o processo. Está no painel.
- Vários documentos por processo, com destinatários por ordem definida.
- Participantes obrigatórios ou apenas para conhecimento.
- Validação sequencial, paralela ou mista, conforme a decisão a tomar.
- Prioridade baixa, média, alta ou urgente, com prazo e alerta de incumprimento.
- Validar, comentar, devolver, rejeitar, assinar ou fechar — tudo registado.
- Notificação interna e por email, com registo das falhas de envio.
Gestão de contratos
Do rascunho à renovação, sem perder uma data de vencimento.
O contrato deixa de ser um PDF numa pasta e passa a ser um objecto vivo, com estado, responsáveis e obrigações.
- Criação a partir de modelo, com numeração automática e código próprio.
- Partes, cláusulas ordenáveis, anexos, garantias, aditamentos e evidências.
- Estados: rascunho, revisão, aprovação, ajustes, assinatura, activo, suspenso, expirado, rescindido, encerrado.
- Aprovadores ligados a um processo de workflow e a assinatura digital.
- Obrigações, marcos, ocorrências com gravidade e alertas de validade.
- Versões imutáveis e auditoria de todas as alterações.
Arquivo físico
O papel também tem morada.
Poucos sistemas de gestão documental tratam a caixa, o maço e a estante. Este trata — porque em Angola o papel continua a existir e continua a ser preciso encontrá-lo.
Etiquetas com QR Code
Geradas pelo sistema e associadas a cada caixa documental.
Caixa, maço e numeração
Cada documento sabe em que caixa e em que maço está guardado.
Contagem de folhas
As páginas dos PDF são contadas automaticamente e auditadas por caixa.
Auditoria exportável
Contagens incoerentes são detectadas, corrigidas e exportadas para Excel.
Notas de saída
Registo de quem levou o documento físico, com BI, motivo e data de devolução prevista.
Ficheiros em falta
O sistema detecta ficheiros físicos ausentes ou com caminho inconsistente no disco.
Segurança e controlo
Quem vê o quê é uma decisão sua, não um acaso.
A separação por empresa e filial percorre todo o sistema, e cada operação sensível deixa rasto.
Palavras-passe com Argon2id
Armazenamento moderno com Argon2id ou Bcrypt, nunca em texto simples.
Tokens CSRF
Todas as operações sensíveis são protegidas contra pedidos forjados.
Permissões por documento
Documentos privados, ocultos para utilizadores específicos e herança de permissões da pasta.
Validação real dos uploads
O tipo MIME é verificado e os ficheiros potencialmente executáveis são bloqueados.
Perfis de acesso
Administrador, Arquivista, Consultor e Informático, com restrições próprias para cada um.
Auditoria e eliminação lógica
Erros, movimentos e alterações registados; nada é apagado definitivamente sem passar pela reciclagem.
Nota honesta: a assinatura digital incorporada nos PDF usa certificados gerados internamente. Para validade jurídica qualificada é necessária integração com uma entidade certificadora reconhecida — e isso fazemos consigo, caso o seu sector o exija.
Para quem
Feito para quem produz papel a sério.
Escritórios de advocacia
Processos por cliente, contratos, procurações e prazos que não podem falhar.
Sector público
Ofícios, actas, despachos e tramitação entre direcções, com rasto completo.
Banca e seguros
Ordens de pagamento, documentos bancários e arquivo com retenção controlada.
Contabilidade
Facturas e recibos digitalizados, lidos e classificados sem introdução manual.
Saúde
Documentação clínica e administrativa com privacidade por documento.
Indústria e mineração
Contratos de fornecimento, garantias, marcos e arquivo histórico de décadas.
Aplicação instalável
Abre como um programa, não como um separador esquecido.
A SmartDoc instala-se no computador e no telemóvel, com ícone próprio, atalho directo para a pesquisa e uma página de cortesia quando a ligação cai. As operações que dependem da base de dados continuam, naturalmente, a precisar de rede.
Perguntas frequentes
O que nos perguntam antes de decidir
A SmartDoc fica no nosso servidor ou na nuvem?
Nos dois cenários. Corre em Apache com PHP e MySQL ou MariaDB, o que permite instalação no servidor da sua empresa ou alojamento dedicado. A escolha costuma depender da política interna de dados.
Precisamos de comprar scanners novos?
Não. A SmartDoc lê de uma pasta de rede onde o scanner deposita os ficheiros. Qualquer equipamento que consiga digitalizar para uma pasta serve.
O reconhecimento de texto funciona com documentos antigos e manuscritos?
O motor é o Azure Document Intelligence, que lida bem com documentos impressos, incluindo faxes e cópias antigas. Manuscrito é reconhecido com qualidade variável — nesses casos a classificação humana continua a ser o passo decisivo.
Que tipos de ficheiro suporta?
PDF, Word, Excel, imagens e mensagens de email, até 100 MB por ficheiro. A extensão e o tipo real são validados antes do carregamento.
Conseguem migrar o arquivo que já temos digitalizado?
Sim. O carregamento em lote e a classificação automática existem precisamente para isso. A migração é planeada connosco antes de arrancar, com contagem de caixas e maços.
A assinatura tem valor legal?
A assinatura é incorporada no PDF e validável dentro do sistema, com certificados internos. Para assinatura qualificada com valor jurídico pleno é preciso integrar uma entidade certificadora reconhecida — dizemos isto abertamente em vez de prometer o que o sistema ainda não faz sozinho.
Falar connosco
Peça uma demonstração com os seus documentos.
Trinta minutos, com o seu caso real em cima da mesa. Traga um documento típico da sua empresa e mostramos-lhe o percurso completo: digitalizar, classificar, fazer circular, assinar e arquivar.
Contactos directos
- +244 900 000 000
- geral@smartdoc.co.ao
- Luanda, Angola